פחות עבודה ידנית. יותר סדר בעסק.

כמה זמן אתם מבזבזים על פעולות שחוזרות על עצמן?

פנייה מגיעה מהאתר. מישהו מעתיק אותה לאקסל, שולח הודעה לעובד ומעדכן את הלקוח. בהמשך צריך לבדוק אם טיפלו בפנייה ולעדכן שוב את המערכת.

כשזה קורה כמה פעמים ביום, העבודה הידנית מצטברת. מידע עלול ללכת לאיבוד, משימות נשכחות וקשה להבין באיזה שלב נמצא כל תהליך.

ב-Devplanx אנחנו מפתחים אוטומציות עסקיות שמחברות בין מערכות ומבצעות פעולות חוזרות לפי כללים מוגדרים. מתחילים בזיהוי הבעיה, בודקים אילו כלים כבר קיימים בעסק ובונים פתרון בהתאם לצורך.

מה אפשר להפוך לאוטומטי בעסק?

קליטת פניות והעברתן למערכת ניהול

במקום להעתיק כל פנייה באופן ידני, אפשר לחבר טפסים באתר למערכת CRM או למערכת ניהול קיימת.

בהתאם לאפשרויות החיבור, ניתן לשמור את פרטי הפנייה, לשייך אותה לעובד, להגדיר סטטוס ולהפעיל התראה לצוות.

התראות ועדכונים אוטומטיים

אפשר להגדיר פעולות שמתבצעות כאשר סטטוס משתנה, מתקבלת הזמנה או נפתחת משימה חדשה.

לדוגמה, שליחת עדכון במייל, יצירת משימה או התראה לגורם האחראי. הודעות WhatsApp דורשות חיבור מתאים ותמיכה של ספק השירות.

סנכרון מידע בין מערכות

עובדים עם כמה כלים שמכילים מידע דומה? במקרים שבהם קיימים ממשקי API מתאימים, אפשר לחבר ביניהם ולהגדיר העברת מידע לפי תהליך מוסכם.

לפני הפיתוח נבדוק אילו נתונים צריכים לעבור, באיזה כיוון, מה קורה במקרה של שגיאה וכיצד נמנעים מיצירת רשומות כפולות.

אוטומציה של משימות תפעוליות

ניתן לבחון אוטומציה לתהליכים כגון פתיחת משימות, עדכון סטטוסים, ריכוז נתונים והעברת מידע בין גורמים שונים בעסק.

המטרה היא לצמצם פעולות טכניות שחוזרות על עצמן, בלי לוותר על בקרה אנושית במקום שבו היא נדרשת.

שילוב AI בתהליכי עבודה

לא כל אוטומציה צריכה בינה מלאכותית. כאשר הפעולות מבוססות על כללים ברורים, פתרון רגיל עשוי להיות פשוט ומתאים יותר.

במקרים שבהם נדרש לעבד טקסט או להבין מידע שאינו מובנה, אפשר לבחון שילוב AI לצורך סיווג פניות, יצירת טיוטות או חילוץ מידע ממסמכים.

פתרונות אלה מחייבים בדיקת דיוק, הגדרת הרשאות ושמירה על פרטיות המידע. החלטות רגישות או פעולות בעלות השלכות ידרשו בקרה ואישור אנושיים בהתאם לצורך.

דוגמה: מתהליך ידני לתהליך מסודר

נניח שלעסק מגיעות פניות דרך טופס באתר. כיום העובד מעתיק את הפרטים, שולח הודעה למנהל ומעדכן את הלקוח בנפרד.

אפשר לתכנן תהליך שבו:

1. הלקוח שולח טופס באתר.
2. פרטי הפנייה מועברים למערכת הניהול.
3. נוצרת משימה לעובד המתאים.
4. נשלח אישור קבלה ללקוח.
5. המנהל יכול לעקוב אחר סטטוס הטיפול.

זוהי דוגמה להמחשת האפשרויות. התהליך בפועל יותאם למערכות, להרשאות ולצרכים של העסק.

איך יודעים איזו אוטומציה כדאי לפתח?

לפני שבונים פתרון, נבדוק מה באמת קורה בעסק. אילו פעולות חוזרות על עצמן? היכן מתרחשות טעויות? ואילו משימות מחייבות עובד לבצע שוב ושוב את אותה פעולה?

לאחר מכן נבדוק מה ניתן לפתור באמצעות הפונקציות הקיימות במערכות שלכם, מה דורש חיבור בין כלים ומה מצדיק פיתוח מותאם אישית.

איך מתבצע תהליך העבודה?

1. מיפוי התהליך הקיים

נבין כיצד הפעולה מתבצעת היום, באילו מערכות משתמשים, מי אחראי לכל שלב ומה אמור לקרות בסיום התהליך.

2. בדיקת אפשרויות החיבור

נבדוק את ממשקי ה-API, ההרשאות והמגבלות של הכלים הקיימים. בשלב זה נגדיר גם מה קורה כאשר פעולה נכשלת או נתון חסר.

3. פיתוח והגדרת האוטומציה

נבנה את התהליך לפי הדרישות שסוכמו, נגדיר תנאים ופעולות ונחבר בין המערכות הרלוונטיות.

4. בדיקות

נבדוק תרחישים רגילים וחריגים, נכונות העברת הנתונים והתנהגות התהליך במקרה של שגיאה.

5. הפעלה ומעקב

לאחר אישור התהליך נפעיל את האוטומציה. ניטור, תחזוקה ושינויים בהמשך יוגדרו בהתאם להסכם העבודה.

מה כולל הפרויקט?

היקף העבודה משתנה בהתאם למערכות ולמורכבות התהליך. הפרויקט יכול לכלול:

• מיפוי תהליך עבודה קיים.
• אפיון האוטומציה והפעולות הנדרשות.
• בדיקת אפשרויות חיבור בין מערכות.
• פיתוח אינטגרציות באמצעות API.
• הגדרת תנאים, טריגרים והתראות.
• טיפול במקרים של שגיאות וכשלים.
• בדיקות לפני הפעלה.
• תיעוד והסבר על אופן השימוש.

עלויות של שירותים חיצוניים, שימוש במודלי AI, רישיונות, אחסון ותחזוקה שוטפת יוגדרו בנפרד בהצעת המחיר.

כבר משתמשים במערכת ניהול?

לא חייבים להחליף אותה. נבדוק אם ניתן לחבר אליה את הכלים שבהם אתם כבר משתמשים ולהוסיף את האוטומציה הנדרשת.

אם המערכת הקיימת אינה מאפשרת את החיבור הדרוש, נבחן פתרון חלופי לפני שמתחייבים לפיתוח.